Le recrutement a un coût, vous en avez sûrement entendu parler. Si vous trouvez rapidement la bonne personne, les coûts sont amoindris. Mais si vous avez des difficultés à dénicher la perle rare, les dépenses peuvent être faramineuses. C’est pour cela que de nombreuses entreprises font appel à des cabinets externes pour effectuer ce type de tâche. C’est d’autant plus délicat lorsqu’il s’agit de trouver un professionnel tel qu’un office manager. Ce dernier a une fonction mixte : il se situe entre l’assistant de direction et le chargé administratif des affaires courantes au sein de l’entreprise. À travers ce guide, découvrez comment se passe le recrutement de ce profil.
Recrutement en office management : la description du poste
Le recrutement en office management est très délicat, car il s’agit avant tout d’une personne multitâche. De prime abord, le métier est directement lié à la direction de la société, que ce soit en tant qu’assistant ou en tant que secrétaire. Mais par ailleurs, il effectue aussi la gestion administrative des affaires courantes au sein de l’entreprise, notamment l’organisation des réunions, la transmission des messages, l’établissement des comptes rendus, etc. Pour en savoir davantage, cliquez ici https://sigma.tech/recrutement/office-management/.
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Concrètement, les responsabilités affiliées au métier sont :
- L’accueil physique et le standard ;
- Le tri et le classement des dossiers ;
- La préparation des réunions (disposition des tables, préparation de l’ordre du jour, préparation de supports, etc.) ;
- L’établissement des reportings ;
- L’établissement des comptes rendus ;
- L’établissement des différents plannings ;
- La gestion de l’agenda de la direction ;
- L’établissement du budget, des devis des projets en cours ;
- La garantie de la confidentialité de chaque action dans l’entreprise ;
- Etc.
En fonction de la complexité des tâches ainsi que de la nature de l’activité de l’entreprise, les critères requis peuvent varier. Certaines sociétés exigent un BTS, d’autres exigent une licence ou un master. Bien évidemment, la détention d’une expérience professionnelle ou de stages contribue à vous aider à décrocher un poste en office management.
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Un office management : un poste qui exige beaucoup de qualités personnelles
L’office manager doit disposer de nombreuses qualités afin de mener à bien sa fonction. En effet, il ne s’agit pas de n’importe quel métier. Les informations qui circulent sous les yeux de ce professionnel sont délicates et confidentielles. Il est donc très important de vérifier la personnalité de la personne avant de l’intégrer. Elle doit être organisée et très pointilleuse. Il faut aussi qu’elle soit assez diplomate et qu’elle ait un bon sens de la communication.
Idéalement, il faut orienter votre choix vers un profil qui maîtrise la médiation. Parce que l’office manager sera à plusieurs reprises confronté à des situations conflictuelles, il faut aussi s’assurer que la personne soit rigoureuse et disciplinée. Enfin, il faut une personne très discrète, qui ne divulgue pas la moindre information sur l’entreprise, sur les directeurs ou sur n’importe quelle personne au sein de l’entreprise.
Voilà, à travers ce guide, vous connaissez désormais les points essentiels sur le recrutement en office management. Pour revenir à ce qui a été dit plus haut, le recrutement a un coût, il est donc important de s’assurer que vous ne mettiez pas beaucoup de temps à trouver la personne idéale. Pour cela, confiez cette tâche à un cabinet externe.
