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Clerc de notaire. Une experte en actes

Aude est collaboratrice d'un office de notaire. Elle rédige des actes, documents officiels nécessaires à l'avancement et à la clôture des dossiers. Entre recherche de pièces et conseil aux clients, elle gère son temps avec la rigueur qui la caractérise...

 

"Le respect de la clientèle au quotidien est primordial. Nous sommes à son service...""Mon premier acte a été difficile, j'y ai passé du temps..." Aude est clerc de notaire, ou plutôt collaboratrice d'un office de notaire pour suivre l'appellation actuelle. "Je suis rédactrice d'actes. C'est mon activité principale. Quand j'ai débuté dans l'étude, je ne faisais d'ailleurs que ça. Je rédigeais les documents officiels nécessaires à l'avancement et à la clôture d'un dossier. Toutes les pièces avaient déjà été récupérées." D'acte en acte, Aude a fait son chemin dans l'étude. Elle est aujourd'hui spécialisée dans le droit de la construction. "J'ai pu évoluer grâce à mon extrême rigueur, et aussi parce que l'étude est importante. Nous sommes trente-six collaborateurs, toutes activités confondues, comptables, négociateurs, etc., au service de quatre notaires, sans compter les stagiaires. C'est plutôt rare dans la région. Dans la moyenne des études, le ou les clercs sont polyvalents et traitent tous les types de dossiers."

 
Récupérer les éléments du dossier

 

Depuis le début de l'année, Aude a finalisé une trentaine d'actes. "C'est relativement peu sur six mois ; il y a des périodes plus chargées dans l'année." Les dossiers sont divers et concernent aussi bien des particuliers que de grandes entreprises. "Ce peut être une personne qui souhaite découper une parcelle dont il est propriétaire en plusieurs lots à construire. Le notaire reçoit le client, écoute et précise sa demande et se fait une idée globale du dossier et des solutions à proposer. C'est ensuite à moi de jouer." Avant de passer à l'acte"On peut avoir une douzaine de pièces à rassembler ; ça peut être assez compliqué...", Aude doit récupérer tous les éléments du dossier. "Ca peut être assez compliqué. Sur la simple vente d'un immeuble en copropriété, on peut avoir une douzaine de pièces différentes à rassembler : état-civil de l'acheteur et du vendeur, état hypothécaire, état des prêts restant dus, situation par rapport à l'amiante, au saturnisme... Il faut parfois contacter la mairie pour vérifier les raccordements aux réseaux ; ou, pour un site industriel, vérifier sa classification." Téléphone, courrier... "Internet nous facilite la vie. On a de plus en plus de facilité pour consulter des services à distance, les plans du cadastre par exemple. Mais le papier est toujours très important dans ce métier." 
 

Conseiller les clients

 

 Si les notaires sont souvent en déplacement, Aude a un activité plutôt sédentaire. "J'ai des dossiers en cours partout en France, mais que je gère depuis mon bureau. Je rencontre parfois les clients. Mais ça prend du temps et, dans mon activité, le temps est compté ; nous nous efforçons sans cesse de faire avancer les dossiers le plus vite possible. J'ai en revanche de fréquents échanges de mails avec eux. Je peux leur apporter des conseils par rapport à un projet de construction, sur un type de prêt, ou sur les assurances à prendre. Je suis très pointilleuse ; je peux pousser le soin du détail jusqu'à leur conseiller, par exemple, de vérifier si le ramonage a été bien fait dans l'année. Les gens sont demandeurs ; ils ont aussi besoin de se rassurer." En cours de route, Aude informe le notaire de l'avancement du dossier. "Il m'arrive aussi de lui demander conseil pour trancher entre plusieurs solutions possibles. Les lois évoluent souvent. Malgré la formation continue, il n'est pas facile de maîtriser l'arsenal législatif." A la fin de l'acte, il faut le faire signer par le client. "Dans notre jargon, on dit "faire recevoir l'acte". J'aime bien le faire recevoir par le notaire. Les clients préfèrent souvent avoir affaire à lui pour la signature."

 

"Les dossiers se suivent mais ne se ressemblent pas tant que ça...""Je ne me lasse pas..."

 

Aude n'est pas tombée dans le notariat toute petite. "Après un bac littéraire, je suis entré en fac. J'hésitais entre la philo et l'histoire-géo ; j'ai choisi la deuxième option mais l'université ne me convenait pas. J'aime les choses assez carrées, j'avais besoin d'être plus encadrée. Et je n'avais pas envie de devenir enseignante. J'ai abandonné assez vite... Un voisin clerc de notaire m'a fait découvrir son métier. Ca m'a plu et je suis entré en formation. Diplôme en poche, j'ai effectué un remplacement ici. Le notaire était satisfait de mon travail et je suis restée. C'était il y a seize ans, mais je ne me lasse pas. J'apprends tous les jours. Les dossiers se suivent mais ne se ressemble pas tant que ça. J'arrive à sentir ceux qui sont trop bien ficelés, dans lesquels on découvre un divorce pas encore prononcé ou une hypothèque non déclarée." Pas d'acte manqué dans le parcours de notre clerc. "Pour moi, le respect de la clientèle au quotidien est primordial. Nous sommes à son service." Dont acte...


  

 

Collaborateur des offices de notaire : un nouveau cursus...
La formation des clercs de notaire est rénovée. Ils sont désormais officiellement appelés collaborateurs des offices de notaires. A la rentrée 2008, les écoles de notariat sont devenus des Instituts des métiers du notariat (IMN).
Ceux-ci préparent au nouveau BTS Notariat. Ce BTS est aussi proposé dans certains lycées. Puis, dès la rentrée 2009, les IMN pourront proposer une licence professionnelle métiers du notariat (en partenariat avec des universités).
Les instituts dispenseront ensuite une 4ème année de formation en alternance, qui débouchera sur le diplôme de l'Institut des métiers du notariat.
En Bretagne, le BTS Notariat a ouvert dans deux établissements : à l'Institut des métiers du notariat à Rennes, et au lycée Chaptal à Quimper (29). Et la licence pro Métiers du notariat accueille à la rentrée 2009 ses premiers étudiants à l'UBO à Brest ; elle ouvrira à Rennes1 à la rentrée 2010.


 



 

 

 

 

 

 

 

 


 


 

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